Quanto tempo guardar o recibo de RPA e onde arquivar

Guarde o recibo de RPA e os comprovantes de pagamento e de recolhimento por, no mínimo, 5 anos. É o prazo em que o Fisco pode questionar lançamentos e tributos, e é o que sustenta a despesa na contabilidade. Em caso de dúvida sobre prazo específico (trabalhista, previdenciário), confirme com seu contador. Este guia complementa o pilar sobre recibo de pagamento a autônomo.

O que guardar junto do recibo

• O recibo assinado (ou o arquivo com a assinatura digital);
• Comprovante do pagamento ao autônomo (Pix ou transferência);
• Guia do INSS retido e do IRRF, quando houver, com o comprovante de pagamento;
• O contrato, a proposta ou a troca de mensagens que descreve o serviço;
• O recibo do evento no eSocial, se o pagamento foi informado.

Onde arquivar

Papel ou digital, o importante é achar rápido. Uma pasta por ano e, dentro dela, uma por mês, com o nome do arquivo no padrão aaaa-mm-nome-do-prestador, já resolve. Faça cópia em nuvem: recibo perdido é despesa que a empresa não consegue provar.

O que acontece sem o recibo

Sem o documento, a despesa pode ser glosada na fiscalização e a retenção de INSS pode ser cobrada da empresa. Se o recibo saiu com erro, não jogue fora: veja como corrigir ou cancelar e mantenha o original cancelado no arquivo.

Para conferir os campos

Use o modelo de RPA para preencher e evite os 7 erros ao emitir RPA. Sobre notas e comprovantes em geral, veja quanto tempo guardar nota fiscal e comprovante.

✔ Benefício de cliente Garcia: emissor e contador no mesmo lugar: a equipe que emite cuida do Simples Nacional, do DAS e das declarações.