Como emitir RPA: o passo a passo de quem paga um autônomo

Emitir um RPA parece simples até a primeira vez. Quem paga um autônomo pela primeira vez costuma travar em três pontos: que dado pedir antes, em que ordem calcular o desconto e o que fazer depois que o recibo está assinado. O passo a passo abaixo é da ótica de quem PAGA — a empresa, o condomínio, o seller.

1. Antes de emitir: os dados do prestador que você precisa ter

Sem isso, o recibo não sai e o eSocial rejeita o evento. Colete antes de marcar a data do pagamento:

• CPF completo do prestador, sem erro de dígito — é a chave que o eSocial usa para achar o cadastro.
• NIT/PIS/PASEP: se ele nunca teve carteira assinada nem contribuiu antes, pode não ter. Nesse caso, o próprio eSocial gera o número no primeiro envio.
• Se ele já contribui em outra empresa no mesmo mês — importante para não descontar 11% acima do teto do INSS (multivínculo).
• Inscrição municipal, quando o serviço tem ISS envolvido e o prestador é cadastrado como autônomo na prefeitura.

2. Calcular as retenções na ordem certa: INSS antes do IRRF

É aqui que a maioria erra. A ordem importa porque o IRRF incide sobre o valor depois de descontado o INSS, não sobre o bruto:

1. Primeiro o INSS: 11% do valor bruto, respeitando o teto do salário de contribuição.
2. Depois o IRRF: tabela progressiva mensal aplicada sobre o bruto menos o INSS já descontado.
3. Por último o ISS, quando o município exige retenção do prestador sem inscrição municipal — some ou não some com o cálculo de INSS/IRRF, é um valor à parte.

Inverter a ordem (calcular IRRF sobre o bruto cheio) é o erro mais comum de quem monta a planilha do zero, e resulta em reter IR a mais do prestador.

3. Preencher o recibo: o que não pode faltar em cada via

Não existe formulário oficial de RPA, mas o documento precisa trazer, sempre: dados do tomador (razão social, CNPJ), dados do prestador (nome, CPF, NIT/PIS), descrição do serviço, competência (mês de referência), valor bruto, cada desconto discriminado (INSS, IRRF, ISS quando houver) e o valor líquido pago. Gere uma via para o prestador assinar e guarde a sua com o comprovante do pagamento.

Quem prefere não montar o layout do zero pode usar o gerador de RPA gratuito, que já calcula os descontos e imprime o recibo pronto.

4. Lançar no eSocial (S-1200) e recolher a guia

O recibo assinado é só metade do trabalho — o que vale para a Receita é o evento no eSocial:

• S-1200: evento de remuneração do contribuinte individual, na competência do serviço.
• S-1210: evento de pagamento, com a data em que o líquido saiu da conta.
• DCTFWeb: fecha a apuração e gera o DARF com INSS, patronal (quando devido) e IRRF.

Prazo dos eventos: até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento. Prazo do DARF: até o dia 20. Sem o lançamento no eSocial, o recibo assinado não tem valor nenhum perante a fiscalização.

5. Erros que geram pendência e como corrigir antes do fechamento

• CPF ou NIT errado: o evento é rejeitado e o pagamento fica sem registro até corrigir e reenviar.
• Esquecer o multivínculo: descontar 11% de quem já pagou o teto em outra fonte gera recolhimento indevido — peça a declaração por escrito antes de pagar.
• Pagar um MEI ou PJ por RPA: quem tem CNPJ emite nota fiscal, não recibo de autônomo. Misturar os dois documentos derruba a dedução da despesa.
• Deixar o evento acumular: quem só lança o eSocial no fim do mês, com vários RPAs juntos, aumenta a chance de errar CPF ou competência — o ideal é lançar cada um assim que o pagamento sai.

O guia completo de cálculo, com a tabela do bruto ao líquido e a regra por setor, está no recibo de pagamento a autônomo — o passo a passo aqui é o "como fazer agora"; lá está o "por que funciona assim".

✔ Benefício de cliente Garcia: quem tem a contabilidade com a Garcia manda só a lista de autônomos pagos no mês — a equipe calcula os descontos, lança no eSocial e devolve o recibo e o DARF prontos, sem digitar nada.