Emitiu a nota da comissão do mês — e agora, por quanto tempo precisa guardar isso? A resposta que a maioria dos afiliados não sabe: o prazo mínimo não é "até declarar o Imposto de Renda", é bem mais longo.
A regra geral: 5 anos, pelo prazo decadencial do Fisco
O Código Tributário Nacional (art. 173, CTN) dá à Receita Federal um prazo de 5 anos para constituir (lançar) um crédito tributário referente a um fato gerador — ou seja, para cobrar ou questionar um imposto não pago ou pago a menos. Na prática, isso significa que nota fiscal, comprovante de recebimento e relatório de comissão da plataforma precisam ficar guardados por, no mínimo, 5 anos completos a contar do exercício em que a operação aconteceu, e não só até a entrega da declaração daquele ano.
O que exatamente guardar
- A nota fiscal (NFS-e) emitida — XML e PDF, não só o PDF; o XML é o documento fiscal válido, o PDF é a representação visual;
- O relatório de comissão da plataforma (Shopee, Magalu, Amazon etc.) que embasou o valor da nota — é a evidência de que o valor emitido bate com o que a plataforma efetivamente repassou;
- Comprovante de recebimento (extrato bancário do Pix/depósito da comissão), para cruzar valor e data com a nota emitida;
- Guias de DAS pagas do período (Simples Nacional), como prova de recolhimento.
Formato físico ou digital?
Digital é suficiente e, no caso do XML da nota fiscal, é o formato exigido — não existe "via impressa oficial" de NFS-e. O importante é manter os arquivos organizados por competência (mês/ano) e por plataforma, em local com backup, não só no e-mail de confirmação que a prefeitura envia.
E se eu já apaguei notas antigas sem saber dessa regra?
A nota fiscal em si continua existindo no sistema da prefeitura ou da plataforma nacional (o XML pode ser reemitido/baixado novamente por quem emitiu, dentro do prazo que o próprio portal permite consulta). O que se perde ao não guardar organizado é o tempo de resposta caso a Receita Federal ou a prefeitura peça o documento — por isso vale organizar antes de precisar, não depois.
✔ Benefício de cliente Garcia: quem faz contabilidade com a gente não precisa organizar essa pasta sozinho — a nota emitida, o XML e o relatório da plataforma ficam arquivados na nossa contabilidade, prontos se um dia forem pedidos.
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