Quanto custa de verdade ter um funcionário

"Quanto custa contratar um funcionário?" quase sempre recebe a resposta errada: o valor do salário que sai no contracheque. O custo real pra empresa é outro número — maior, formado por encargos que não aparecem no holerite do funcionário porque quem paga é o empregador, não ele. Aqui está a conta fechada, com um salário de exemplo, pra você não descobrir a diferença só na hora de fechar a folha.

O erro mais comum: olhar só o salário nominal

Um salário de R$ 3.000,00 não custa R$ 3.000,00 pra empresa. Uma parte dos encargos é descontada do próprio funcionário (INSS e IRRF na fonte, por exemplo) e não muda o custo do empregador — mas outra parte é encargo puro, que a empresa recolhe ou provisiona por fora, sem nenhum desconto no contracheque. É essa segunda parte que costuma faltar na conta de quem está contratando pela primeira vez.

O que incide em qualquer contratação CLT: FGTS, 13º e férias

Independente do regime tributário da empresa, três encargos aparecem sempre que existe um contrato CLT:

• FGTS mensal: 8% do salário bruto, depositado todo mês na conta vinculada do funcionário — sobre um salário de R$ 3.000,00, são R$ 240,00.
• 13º salário provisionado: 1/12 do salário por mês (R$ 250,00), mais o FGTS sobre esse valor (R$ 20,00).
• Férias + 1/3 constitucional provisionados: mais 1/12 do salário (R$ 250,00) somado a 1/3 desse valor (R$ 83,33), mais o FGTS sobre os dois (R$ 26,67).

Só esses três itens somam R$ 870,00 por mês em cima do salário de R$ 3.000,00 — um custo mensal de R$ 3.870,00, sem contar ainda o INSS patronal.

INSS patronal: aqui o Simples Nacional muda a conta

É o ponto que mais confunde quem tem empresa no Simples Nacional: nos Anexos I, II, III e V, a contribuição previdenciária patronal (CPP) já vem embutida na alíquota única do DAS — a empresa não recolhe os 20% de INSS patronal por fora. Já no Anexo IV (que reúne atividades como construção civil, limpeza e alguns serviços), a CPP não está embutida no DAS: a empresa recolhe 20% de INSS patronal e o RAT (Risco de Acidente de Trabalho, de 1% a 3% conforme a atividade) separadamente, por fora da guia do Simples. Fora do Simples Nacional, o mesmo recolhimento por fora se aplica, ainda somado à contribuição a terceiros.

O número fechado: dois cenários com o mesmo salário

Com o salário de exemplo de R$ 3.000,00 e considerando um RAT médio de 2%:

• Simples Nacional, Anexos I, II, III ou V (CPP embutida no DAS): custo mensal de aproximadamente R$ 3.870,00 — cerca de 1,29× o salário nominal.
• Simples Anexo IV ou fora do Simples (CPP recolhida por fora): custo mensal de aproximadamente R$ 4.530,00 — cerca de 1,51× o salário nominal.

A diferença entre os dois cenários — quase R$ 700,00 por mês, no exemplo — é o motivo pelo qual saber o enquadramento certo da empresa (e o Fator R, quando ele se aplica) muda tanto o custo de quem contrata.

O que ainda fica de fora dessa conta

O número acima é o custo recorrente, mês a mês. Ele não inclui benefícios como vale-transporte (a empresa cobre o que passar de 6% do salário do funcionário) ou vale-refeição, quando concedidos, nem o custo de uma eventual rescisão sem justa causa — que soma a multa de 40% sobre o saldo do FGTS depositado. São custos reais, só que variáveis ou contingentes, e por isso ficam fora do número fechado mensal — mas precisam entrar no planejamento de quem está decidindo contratar.

✔ Benefício de cliente Garcia: a equipe simula o custo real da contratação com o Anexo e o Fator R da sua empresa antes da vaga sair do papel — e cuida da folha, do FGTS e das provisões todo mês, sem planilha paralela.