Troca de contabilidade: o que tem que vir junto

Decidir trocar de contabilidade é a parte fácil. A parte que trava é não saber exatamente o que pedir de volta pro escritório anterior — e descobrir meses depois que faltou um arquivo justamente na hora em que ele fazia falta.

Por que isso é direito seu, não favor

Os documentos e arquivos gerados a partir da sua empresa são seus, independente de qual escritório os produziu. O escritório anterior tem obrigação de devolver o que pertence ao cliente — a troca de contabilidade não deveria depender de "boa vontade" de quem está saindo.

A lista do que tem que vir junto

• XML de todas as notas fiscais emitidas — de entrada e de saída, do período que ainda estiver dentro do prazo de guarda obrigatório.
• Declarações e obrigações já entregues — cópia de tudo que foi enviado ao Fisco (DAS, DCTFWeb, declarações anuais), não só o resumo.
• Histórico de folha de pagamento e eSocial — se houver funcionário, o histórico completo evita recomeçar a apuração do zero.
• Balancetes e balanço patrimonial — principalmente se a empresa não for optante do Simples ou tiver movimentação relevante.
• Acessos e procurações — login dos portais usados (prefeitura, Receita, e-CAC) e a revogação de procurações que não farão mais sentido com o escritório anterior.

Como pedir sem gerar atrito

Formalizar o pedido por escrito, com prazo razoável e lista específica, tende a funcionar melhor do que uma conversa informal. Quando o escritório anterior sabe exatamente o que precisa entregar, a devolução costuma ser mais rápida — e fica documentado que o pedido foi feito, caso algo demore além do razoável.

O que conferir antes de considerar a troca concluída

Vale abrir cada arquivo recebido antes de dar o processo como encerrado: XML que não abre, declaração sem o recibo de entrega, ou acesso que não foi de fato revogado são problemas mais fáceis de resolver na hora da troca do que seis meses depois, quando a memória de quem cuidava antes já esfriou.

✔ Benefício de cliente Garcia: quando um cliente muda pra Garcia, a equipe monta a lista do que pedir pro escritório anterior e confere se chegou tudo antes de dar a transferência como concluída.