Checklist para migrar de contabilidade: tudo o que baixar, pedir e conferir (antes de cancelar)

Migrar de contabilidade não é difícil — é sequencial. Quem segue a ordem não perde documento, não paga multa evitável e não fica um dia descoberto. Salve esta página: é a lista que você vai marcar item por item.

Fase 1 — Enquanto você ainda tem acesso à plataforma antiga

Faça antes de comunicar a rescisão. Cancelou, o acesso tem prazo para morrer.

• ☐ XML + PDF de todas as notas fiscais emitidas (o XML é o documento fiscal — o PDF sozinho não basta);
• ☐ Guias e comprovantes de pagamento (DAS, DARF, GPS) de todos os meses;
• ☐ Recibos das declarações entregues (DEFIS, DCTFWeb, DIRF, EFD-Reinf — o que houver no seu caso);
• ☐ Balancetes, livro diário/razão disponíveis para download;
• ☐ Extrato do Simples Nacional (PGDAS-D) dos períodos apurados;
• ☐ Certificado digital A1: arquivo .pfx e senha em local seu (o certificado é da empresa, não do plano);
• ☐ Senhas e acessos: gov.br da empresa, portal da prefeitura (NFS-e), Simples Nacional, conta PJ vinculada.

Fase 2 — Documentos societários e cadastrais

• ☐ Contrato social e todas as alterações (ou Certificado MEI/requerimento de empresário, conforme o caso);
• ☐ Cartão CNPJ atualizado e inscrição municipal;
• ☐ Alvará/licenças, se a atividade exigir;
• ☐ Se tem funcionário: contratos, fichas de registro, folhas dos últimos meses, acesso ao eSocial/FGTS Digital.

Fase 3 — O que a contabilidade antiga é OBRIGADA a entregar

Pela Resolução CFC n.º 1.590, no distrato o contador anterior deve repassar todas as informações e documentos ao novo responsável técnico — e não pode reter nada a título de cobrança. Se faltar item da lista acima, o novo contador pede formalmente; recusa ou silêncio pode ser denunciado ao CRC do estado. Detalhes de direitos e prazos estão no guia completo de troca.

Fase 4 — A virada de chave

• ☐ Termo de transferência de responsabilidade técnica assinado, definindo a competência de corte;
• ☐ Guias dos meses antigos: geradas pela contabilidade anterior (responsável do período), mesmo após a migração;
• ☐ Novo contador confere as entregas passadas (DAS pagos, declarações transmitidas, eSocial em dia) — pendência antiga descoberta agora tem dono definido;
• ☐ Procurações eletrônicas (e-CAC, prefeitura) atualizadas para o novo responsável;
• ☐ Cadastro da empresa atualizado nos portais de NFS-e, se o e-mail/telefone eram os da plataforma antiga.

Cronograma realista dos 30 dias

✔ Migração assistida Garcia: antes de você cancelar qualquer coisa, a gente lê o seu contrato atual (multa, fidelidade, aviso prévio), prepara a comunicação de rescisão e o termo de transferência de responsabilidade, e cobra da contabilidade antiga cada documento que ela é obrigada a entregar. Sua empresa não fica um dia sequer descoberta — e quem fala com você é o contador, no WhatsApp, pelo nome.